Reply To Order Letter

I. PENGERTIAN REPLY TO ORDER

Reply to order adalah surat balasan yang dikirimkan oleh penjual/penyedia jasa untuk membalas pesanan yang diinginkan oleh pembeli/pelanggan.

II. BAGIAN BAGIAN SURAT

Bagian – bagian dari surat jenis ini adalah :

- Head of Letter
Berisikan nama perusahaan, alamat , email serta nomor telepon dan fax dari perusahaan penjual/penyedia jasa. Untuk reply to order letter, bagian ini diisi pengirim surat.

- Reference line
Reply to order letter memiliki dua buah baris referensi, yaitu referensi dari surat terdahulu yaitu order letter dari pembeli/pelanggan serta referensi surat dari penjual saat mengirimkan balasan berupa reply to order letter.
Contoh :
Your ref : VA/MM/18V
Our ref : NW/WW/88D



- Date
Berisikan tanggal pembuatan surat.

- Inside Address
Di bagian ini dituliskan nama penerima surat (bisa berupa nama seseorang, nama kepala bagian tertentu dari sebuah perusahaan atau nama perusahaan), nama gedung atau lokasi tujuan surat, serta alamat lengkap gedung tersebut beserta kode pos dan PO BOX.

- Salutation
Ini adalah kalimat sapaan dari sebuah surat.
Contoh :
Dear Mrs. Vivi,
Dear Sir,
Dear Madame,

- Subject line
Posisinya berada dua spasi dibawah salutation. Biasanya, subject line ditulis ditengah surat namun ada beberapa juga yang mencantumkannya di samping kiri.
Karena kali ini membahas reply to order, maka subjectnya jelas yaitu reply to order. Bisa ditambahkan nomor pesanan, jika ingin lebih terorganisir.
Contoh :
Subject : Reply to Order No.185T

- Body of Letter
Ini adalah bagian isi surat, isi surat memiliki tiga paragraph utama, yaitu paragraf pembuka, paragraf inti dan paragraf penutup.

• Opening paragraph (Paragraf Pembuka)
Berisi ucapan terimakasih atas pemesanan yang dilakukan oleh pembeli/pelanggan.

• Message of the letter (Paragraf inti)
Berisi status pemesanan, nomer resi pengiriman barang, atau bisa juga permohonan maaf karena pesanan yang diminta sedang tidak ada/habis.

• Closing paraghraph (Paragraf penutup)
Berisi harapan agar pembeli/pelanggan untuk melakukan pemesanan kembali di waktu mendatang.

- Complimentary Close
Bagian ini berupa salam penutup.
Contoh :
Yours sincerely,
Yours faithfully,

- Signature
Tanda tangan dari penandatangan surat, biasanya adalah manager pemasaran.
Contoh :
(Tanda tangan)
(Nama penanda tangan)
(Jabatan)

- Enclosure
Ini adalah bagian lampiran, untuk reply to order letter yang biasa dilampirkan adalah nomor resi, kwitansi pembayaran dan sertifikat asuransi produk.

Contoh surat :